社会人になると、身につけておきたいマナーがいろいろあると思います。
身だしなみや挨拶、メールの書き方、電話対応などあげればきりがないですね。
その中でも、苦手意識をもちやすいのが電話対応だと思います。
会社で電話の呼び出し音が鳴ると、できれば取りたくないと躊躇する方、多いのではないでしょうか。
今回は、そんな方のために電話対応の心構えやマナーについて紹介をしていきます。
方法をお伝えする前に電話対応で大切なことがあります。
それは、電話に笑顔でることです！
「電話は声だけなんだから、笑顔は関係ないのではないか」と思う人もいるかもしれません。しかし、機嫌が悪い時は声も暗くなり、反対に明るくハキハキした声ででた方が相手に与える印象がよくなります。
はじめは勇気がいるかもしれませんが、笑顔ででるように心がけてみましょう！
電話応対を大きく3つのステップに分けて説明をしていきます。
電話にでる際に大事なポイントが3つあります！
ポイント①相手のいい印象を与えるため、2コール以内にでるようにする
3コール以上になった場合は「お待たせいたしました」と付け加えると、相手方に親切です。
ポイント②他社からの電話の場合は、まず会社名、部署名、自分の名前を名乗る
「はい。〇〇会社、総務部〇〇(自分の名前)でございます」
ポイント③受話器をとると同時に、ペンを持ちメモをとる習慣をつける
新社会人では電話の相手が誰なのか把握することが難しいです。まずはメモをとる習慣が大切になります。
相手の名前を必ず復唱し、聞き間違っていないか確認しましょう。聞き取れなかった場合は、「恐れ入りますが」と一言付け加えてから伺うと相手方に与える印象が違います！
次は取り次ぐ場面です。
一度、他社に取り次ぎなどを行う場合は保留音は30秒以内にする
あくまでも目安ですが、長い時間保留音が流れると、相手方はあまりいい気持ちがしません。
相手方から指名された人が不在の場合はお詫びをして状況を伝える。
「お待たせいたしました。申し訳ございません。只今、〇〇は外出しております。」
相手方が、どのように対応してほしいのかを聞きましょう。
電話を切る際は、相手よりも後に切るようにしましょう！
最後に自分の名前を名乗り、責任をもって対応することを伝えします。
→「わたくし、〇〇が承りました」
最後までご覧いただきありがとうございました。
電話対応ははじめは緊張しますが、何度か挑戦をしていくことでスムーズに言葉がでてくるようになります。
この記事を読んで少しでも、不安な気持ちが軽くなってもらえたら嬉しいです。
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【これさえ抑えれば大丈夫!】苦手な人も多い……社会人に必要な電話対応のマナーとは?